Sala de operație este domeniul chirurgului. În mâinile lui stă viața pacientului. Ce se întâmplă însă dacă în spatele chirurgului stă un expert licențiat Scrum? În mâinile lui stă viața spitalului. Fiecare își vede de treaba lui, iar rezultatul este reducerea timpilor morți, astfel încât sala de operație să funcționeze la capacitate maximă, ceea ce aduce beneficii atât pacienților aflați în dificultate, precum și companiei care administrează unitatea respectivă.
Ce se întâmplă în spatele ușilor închise?
O sală de operație își începe activitatea într-o stare imaculată. Totul strălucește de curățenie, dar o operație înseamnă multă mizerie. Această mizerie trebuie înlăturată, iar sala trebuie să fie din nou imaculată înainte de a trece la următoarea intervenție. Aceasta presupune un timp de aproximativ o oră între operații, timp care a rămas același de zeci de ani, în ciuda tuturor inovațiilor pe care le-a cunoscut lumea medicală.
Timpii de așteptare reprezintă o mare problemă pentru pacienți, ale căror șanse de supraviețuire depind de realizarea rapidă a intervenției chirurgicale.
Timpii de așteptare reprezintă, totodată o problemă pentru spitale. În majoritatea cazurilor, jumătate din veniturile unui spital provin din aceste intervenții. Cu cât operațiile sunt mai puține, cu atât scad veniturile, și fondurile pentru investiții și dezvoltare. Aplicarea programului Scrum permite scăderea timpilor de așteptare, cu consecințe benefice pentru toți.
Cum aducem metoda Scrum în sala de operații
Prima etapă este analizarea cu maximă atenție a modului în care se desfășoară acțiunea în sala de operații și a rolului tuturor celor implicați, de la anestezist și chirurg până la personalul de curățenie.
Următoarea etapă este utilizarea Scrum@Scale pentru optimizarea întregului proces și formarea a două echipe de bază – Executive MetaScrum, care se ocupă de îmbunătățirea întregului proces, și Executive Action Team, care se ocupă cu înlăturarea impedimentelor în calea progresului.
Succesul acestor echipe se bazează pe lideri eficienți și îmbunătățirea comunicării între toți cei implicați în buna funcționarea a unei săli de operații.
Odată stabilite toate acestea se poate trece la implementarea programelor Scrum Lean și Agile.
- Eliminarea pierderilor din sistem prin reducerea raportărilor formale și a tot ceea ce împiedică un feedback rapid.
- Ascultarea cu atenției a personalului de la toate nivelele și încurajarea oamenilor să-și dea cu părerea. Aceștia au adesea informații importante care pot fi folosite pentru îmbunătățirea performanțelor.
- Promovarea răspunsului rapid la o problemă în dauna urmăririi unui program prestabilit. Aceasta înseamnă schimbarea vechilor metode și a modului de a gândi, precum și experimentarea de noi idei, în condiții de maximă siguranță.
Lean și Agile în acțiune
Metoda Scrum a fost testată într-unul dintre cele mai mari spitale din Statele Unite, care deservește populația din zona New England, pentru a se vedea cum se poate optimiza activitatea
Una dintre principalele probleme evidențiate în urma analizei inițiale Scrum@Scale a fost lipsa de comunicare între cei implicați. Iată câteva exemple de idei culese de la personal în cadrul ședințelor Scrum de îmbunătățire a performanței.
O asistentă a explicat că este o pierdere de timp să desigileze tot instrumentarul posibil în loc să se concentreze doar pe acele instrumente care ar putea fi necesare în cursul următoarei intervenții, în funcție de specificul acesteia.
Echipa de curățenie a venit cu ideea că este ineficient să intre toți de-a valma în sala de operație, fiind preferabil să se concentreze fiecare pe atribuțiile sale.
Au apărut și alte idei, vizând optimizarea drumului pacientului de la salon la sala de operație.
Orice idee de acest tip este discutată și apoi testată în următoarele intervenții pentru a vedea ce merge și ce nu. Echipele Lean și Agile acționează continuu, procesând rapid informațiile și feedbackul. Totul, având permanență grijă să mențină standardele în materie de igienă și curățenie.
De la o oră la sub 45 de minute!
Într-un final, prin schimbarea modului de acțiune a tuturor celor implicați în proces s-a ajuns la reducerea timpului mediu de așteptare între operații la 45 de minute sau chiar mai puțin, o îmbunătățire considerabilă dacă luăm în calcul toate intervențiile realizate zilnic în toate sălile de operație ale unui spital.
Recordul de viteză la pregătirea unei noi operații a fost de 30 minute.
Timpul mediu de așteptare între operații a scăzut la 41 de minute, o îmbunătățire cu 20%.
Timpul mediu pentru curățarea sălii a scăzut la 19 minute, o îmbunătățire cu 41%.
Numărul de operații posibil de efectuat într-o zi a crescut cu 20%, ceea ce înseamnă o creștere corespunzătoare a numărului de pacienți vindecați și a veniturilor spitalului.
Cât a durat procesul de optimizare? Două săptămâni. Nu a fost nevoie de schimbări la nivel de personal, tehnologie ori materiale. Niciun cost suplimentar. Doar beneficii prin aplicarea metodei Scrum!